Управление временем: секреты тайм-менеджмента

Секреты тайм-менеджмента

Сегодня сложно найти человека, который не имел бы общего представления о “тайм-менеджменте”. В современном мире с его ритмом жизни, многозадачностью и обилием информации навыки организации собственного времени как нельзя более актуальны. Гуру тайм-менеджмента утверждают, что грамотно управляя временем, мы можем существенно повысить свою эффективность и за 24 часа получать максимум пользы, удовольствия, денег и успевать делать всё, что для нас важно. Казалось бы, что может быть проще? Нужно всего лишь выделить несколько часов на изучение основ организации времени. И вот тут-то начинаются сложности.

Как это ни парадоксально, самая распространённая причина, которую люди называют, отказываясь от участия в тренингах по тайм-менеджменту — нехватка времени! Невольно вспоминается история про рабочего, который пилил деревья тупой пилой, утверждая, что ему некогда её точить. Но порой нам действительно бывает настолько сложно оторваться от рутины, вынырнуть из привычного ритма жизни, что требуется действительно серьёзный повод, чтобы остановиться и принять решение что-то изменить.

Вторая по распространённости причина — банальное неверие в эффективность метода. Несмотря на то, что уже ни один десяток лет инструменты тайм-менеджмента плодотворно используются во всем цивилизованном мире, многие до сих пор предпочитают обходиться без них, не веря, что это может принести реальную пользу.

Это лишь те причины, которые лежат на поверхности. Корень же проблемы зачастую кроется в том, что понятие “тайм-менеджмент” в нашем сознании прочно связано с необходимостью и возможностью делать ещё больше, чем мы уже делаем. Ведь чем-то же нужно будет занимать дополнительное время, если оно вдруг освободится. Эффективность управления временем для многих подразумевает увеличение объёмов работы, сокращение сроков, появление новых задач, а, следовательно, рост нагрузки и большую усталость. К тому же, для многих тайм-менеджмент — это система, предполагающая жёсткие рамки, в которые мы добровольно себя помещаем, и вне зависимости от того, хотим мы того или нет, вынуждены будем следовать намеченным графикам и реализовывать планы. Согласитесь, малопривлекательная перспектива.

К сожалению, подобные убеждения не лишены оснований. Но появляются эти основания лишь в одном единственном случае — когда мы пытаемся внедрить инструменты тайм-менеджмента, забыв о самом главном — о его цели.

Так для чего же на самом деле нужен тайм-менеджмент?

Учёт времени нужен не для того, чтобы всё успевать, а для того, чтобы трезво оценивать свои планы и, сопоставляя их со своими реальными возможностями, делать осознанный выбор, на что тратить своё время. Успевая всё на свете, вы не сделаете себя счастливым. Более того, вы получите все возможности для того, чтобы почувствовать себя загнанной лошадью, вынужденной постоянно бежать и не имеющей права остановиться.

Как ни парадоксально, мы часто тратим время не на выполнение каких-то дел, а на попытки “отвертеться” от них. Анализ и учёт времени позволяет выявить те дела и задачи, которые нам на самом деле не нужны, которые мы выполняем по инерции или в угоду кому-то другому, игнорируя при этом свои собственные потребности. Осознать, что действительно важно и нужно, а также найти бесполезно потраченные часы и употребить их на осмысленные действия — вот основная цель тайм-менеджмента.

Сколько времени нам нужно?

При попытках проанализировать, какое количество времени оптимально для выполнения тех или иных повседневных задач, многие сталкиваются с необходимостью иметь больше времени, чем это возможно. Но в сутках всего 24 часа, и как бы мы ни старались, изменить это нам не удастся. Проблема в том, что мы привыкли брать на себя слишком много. При детальном анализе времени часто выясняется, что некоторые вещи из тех, которые мы не успеваем, можно легко перепоручить кому-то другому, а от многих и вовсе следует отказаться.

Поэтому прежде, чем начинать организовывать время, определитесь со своими целями. Какие области вашей жизни для вас являются важными? В их число могут попасть семья, дети, карьера, путешествия, саморазвитие и т.п. Подумайте, чего вы хотели бы для себя в каждой из этих областей? Решите, сколько времени и сил вы честно готовы уделять каждой из них, и распределяйте своё время, исходя из этого. Подумайте, насколько то, что вы делаете сейчас, приближает вас к тому, чего вы хотите достичь. И если какие-то дела, которые вы постоянно выполняете, не ведут к желаемым результатам, смело отказывайтесь от них. Оставляйте только то, что важно и значимо для вас.

И вот, когда вы чётко определились, на что хотите потратить своё время, приступайте к работе:

  1. Избавляйтесь от хронофагов. Хронофаги (поглотители времени) — это то, что отнимает ваше время, не принося при этом ни результатов, ни удовольствия. Это то, чем мы занимаемся без определённой цели, по привычке или просто “от нечего делать”. Среди наиболее распространённых на сегодняшний день хронофагов — социальные сети, сёрфинг в интернете, компьютерные игры, бесцельное общение по телефону, Skype или ICQ. У каждого хронофаги свои, но общего в них то, что они отнимают у нас время, которое можно было бы потратить на действительно важные дела. Чтобы избавиться от хронофагов, иногда требуются серьёзные усилия, т.к. многие из них прочно вошли в нашу привычную повседневность. Научитесь говорить “нет” людям и занятиям, которые пожирают ваше время. Возьмите за правило периодически задавать себе вопрос: “А действительно ли я сейчас хочу заниматься именно этим?” К сожалению, бывают обстоятельства, когда мы вынуждены тратить на выполнение определённых задач гораздо больше времени, чем нам хотелось бы. Например, невозможно ускорить очереди в различных инстанциях, полностью исключить возможность попасть в пробку или заставить кого-то предоставить необходимую для продолжения работы информацию раньше, чем он может это сделать. Единственный выход в таких ситуациях — использовать время ожидания с пользой. Например, послушать аудиокнигу или навести порядок на рабочем столе.
  2. Планируйте свой день. Один из ключевых факторов успешного управления временем — грамотное планирование. Примерно подсчитав время, необходимое для выполнения каждой задачи и составив план действий, вы получите возможность оперативно оценивать вероятность успеть или не успеть вовремя, и при необходимости легко скорректируете свой график, отказавшись от наименее важных дел или отложив их. Помните: планы можно и нужно менять по мере их выполнения, но главное, чтобы они были. Заведите ежедневник, который всегда будет у вас под рукой. Составляйте списки задач, которые вам необходимо выполнить в течение дня. Дела поделите на два типа:
    • “Жёсткие” — те, которые обязательно нужно сделать к определённому моменту. К таким задачам относятся запланированные встречи, звонки, задачи с заранее определённым сроком выполнения.
    • “Нежёсткие” — то, что можно выполнить в любой момент в течение дня. Например, зайти в магазин или забронировать билеты через интернет.
  3. Расставляйте приоритеты. Часто огромное количество времени тратится впустую просто потому, что мы не можем определиться, что делать в первую очередь, что во вторую, а что в третью. Мы хватаемся за одно дело, вспоминаем о другом и переключаемся на него, не закончив первое. Потом возникает третье, мы сосредотачиваемся на нем, но тут оказывается, что нужно срочно закончить первое. В итоге проходит день, мы успеваем едва ли половину из запланированного и удивляемся, куда ушло время. А уходит оно меж тем в основном на постоянное отвлечение и переключение с одной задачи на другую. Если описанная ситуация вам знакома, срочно займитесь расстановкой приоритетов. Пожалуй, лучший на сегодняшний день инструмент расстановки приоритетов — это матрица Эйзенхауэра (см. рис.1). Этот простой и эффективный инструмент предполагает разделение текущих задач по степени срочности и важности. Расписав таким образом свои ежедневные дела, вы будете чётко видеть, чем необходимо заняться прямо сейчас, что можно отложить, а от чего и вовсе стоит отказаться:
    • Задачи типа А (срочное и важное) — это то, что требует решения немедленно, неотложные и безотлагательные дела (разрешение кризисных ситуаций, “тушение пожаров”).
    • Задачи типа В (важное, но не срочное) — то, что необходимо сделать, но можно отложить на некоторое время (планирование, налаживание контактов и т.п.).
    • Задачи типа С (срочное, но не важное) — задачи, которые требуют внимания сейчас, но не являются для вас первостепенными (ответы на письма и телефонные звонки, рутинные каждодневные дела).
    • Задачи типа D (несрочное и неважное) — задачи, которые можно и не выполнять.
  4. Оставляйте возможность дляманёвра. Начиная планировать своё время, многие допускают большую ошибку, не оставляя временного резерва между разными делами в течение дня. Например, запланировав три встречи подряд (с 14:00 до 15:00, с 15:00 до 16:00 и с 16:00 до 17:00), вы сильно рискуете. Если по каким-то причинам вы не успеете освободиться в 15:00, сдвинется весь график, и вы опоздаете не только на вторую, но и, с большой долей вероятности, на третью встречу. Поэтому, чтобы не создавать себе ощущение постоянного цейтнота, оставляйте запас времени, который сможете дополнительно расходовать в непредвиденных ситуациях. Если их не произойдёт, вы как раз успеете в резервное время выполнить какое-нибудь небольшое дело из списка “нежёстких”.
  5. Чередуйте работу с отдыхом. Всем нам необходимо отдыхать. Научно доказано, что оптимальное время для работы — 8–9 часов в сутки. По прошествии этого времени резко снижается концентрация внимания, скорость действий, человек устаёт и делает больше ошибок. К тому же, перетрудившись на работе, мы склонны забрасывать все свои личные дела, потому что на их выполнение уже не остаётся сил. Однако и в течение дня нам необходимы передышки. Возьмите за правило регулярно устраивать себе небольшие “переменки”. Это поможет восстанавливать способность к концентрации и меньше уставать.
  6. Используйте только то, что подходит именно вам. Все люди разные. И кому-то удобно расписывать свой день по минутам, а затем чётко придерживаться установленного графика, а кому-то необходима возможность спонтанно переходить от одной задачи к другой, не ограничивая себя жёсткими временными рамками. Инструменты тайм-менеджмента — это всего лишь инструменты, созданные для облегчения вашей работы. Кому-то будет удобно использовать их в чистом виде, а кому-то захочется адаптировать под свои индивидуальные особенности и потребности. Вы можете попытаться сделать это самостоятельно, а можете воспользоваться услугами профессионального коуча, который поможет согласовать применение инструментария с вашими целями и ценностями, учесть все тонкости и выбрать вариант, наиболее удобный и эффективный именно для вас.
  7. И напоследок, самое важное. Ни одна система не будет работать без цели. И если вы решили овладеть искусством управления временем, не забывайте о том, для чего вы это делаете. Представьте во всех деталях, какой станет ваша жизнь, когда вы достигните своей цели. Представили? Действуйте!

Секреты тайм-менеджмента, или Практика управления временем

Признайтесь, что нередко употребляете фразу «Жаль, что в сутках только двадцать четыре часа». Действительно, многочисленные профессиональные стрессы очень часто связаны с неумением планировать свой рабочий день, грамотно и рационально подходить к распределению временных затрат. Поэтому за последние десятилетия интерес к техникам управления временем неуклонно растет.

Управление временем (Time Manage­ment) — междисциплинарный раздел науки и практики, посвященный изучению проблем и методов оптимизации временных затрат в различных сферах профессиональной деятельности.

Основные идеи: выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами. При этом без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Как результат — повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью изучения тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени.

Древние мореплаватели говорили: «Плыву не так, как ветер дует, а как парус поставлю!» Можно вспомнить и еще одну не менее древнюю и очень известную пословицу: «Время — деньги!» Время — это действительно стратегический ресурс человека.

Удобной иллюстрацией времени как стратегического ресурса может служить следующая формула:
ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ х (СПОСОБЫ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) – помехи,
где ВРЕМЯ РАБОТЫ зависит от:

  • ее цели, которая должна быть «осознанной и понятной исполнителю;
  • способа работы (структура и состав конкретной деятельности, включая ее внутренние и внешние компоненты);
  • энергии, затраченной на деятельность (здесь под «энергией» понимаются любые затраты усилий и средств, позволяющие эффективно реализовать используемые способы работы), при отсутствии помех (любых внутренних или внешних препятствий, которые затрудняют или делают невозможными выполнение работы и достижение цели).

Помехи времени
Прежде всего необходимо выявить причины потери вашего времени. Просмотрите список самых существенных «поглотителей» времени, проанализируйте собственную работу и попытайтесь выбрать из них пять «своих» важнейших помех.

  1. Нечеткая постановка цели.
  2. Отсутствие приоритета в делах.
  3. Попытка слишком много сделать за один раз.
  4. Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
  5. Нечеткое планирование трудово­го дня.
  6. Личная неорганизованность, «бумажные завалы».
  7. Чрезмерное чтение.
  8. Скверная система документообо­рота.
  9. Недостаток мотивации, нежелание активно работать.
  10. Поиск несистематизированной нужной информации (адресов, телефонов, записей).
  11. Недостатки кооперации или разделения труда.
  12. Отрывающие от дела телефонные звонки.
  13. Незапланированные посетители.
  14. Неспособность сказать «нет».
  15. Неполная, запоздалая инфор­мация.
  16. Отсутствие самодисциплины.
  17. Неумение довести дело до конца.
  18. Отвлечение (шум).
  19. Затяжные совещания.
  20. Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
  21. Отсутствие коммуникации или неточная обратная связь.
  22. Разговоры на частные темы.
  23. Излишняя коммуникабельность.
  24. Чрезмерность деловых записей.
  25. Синдром «откладывания».
  26. Желание знать все факты.
  27. Длительность ожидания (например, запланированной встречи).
  28. Спешка, чрезмерная суетливость.
  29. Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.
  30. Недостаточный контроль за порученными делами, их часто приходится переделывать.

Выделив свои пять «поглотителей времени» и ответив на следующие вопросы: «Насколько сильно эти помехи мешают достижению цели и замедляют вашу деятельность? Пытались ли вы бороться с ними? Каким образом, с каким результатом?», — вы уже сможете добиться значительного повышения продуктивности своей работы.

Рассмотрим несколько технологий тайм-менеджмента, которые помогут вам справиться с выявленными фактами потери времени.

«Золотые» пропорции планирования времени
Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: «Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80 процентов конечных результатов достигается только за 20 процентов затраченного времени, тогда как остальные 20 процентов итога поглощают 80 процентов рабочего времени».

Читайте также:  Авто в лизинг для юридических лиц и ИП: легковой и грузовой автомобиль, такси

Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом — многочисленные второстепенные.

Техника анализа сложности задач
Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы.

А. Важнейшие задачи — составляют примерно 15 процентов от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65 процентов.

Б. На важные задачи приходится в среднем 20 процентов от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20 процентов.

В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65 процентов общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15 процентов в общей «стоимости»).

Технологию анализа задач по принципу АБВ можно осуществить следующим образом:

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач.

2. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их «стоимостью» для вашей деятельности.

3. Пронумеруйте свои задачи.

4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:
а) первые 15 процентов всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;
б) последующие 20 процентов — задачи категории Б;
в) остальные 65 процентов — задачи категории В.

5. Перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач:

  • 65 процентов запланированного времени — задачи А;
  • 20 процентов запланированного времени — задачи Б;
  • 15 процентов запланированного времени — задачи В.

6. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А.

7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования.

Психотехнические упражнения
Приучить себя к рациональному планированию и организации собственной деятельности поможет выполнение несложных упражнений.

«Полный порядок»
Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда.

«Навести порядок» в своих мыслях вы можете с помощью дневника или еженедельника, в котором следует записывать основные дела па предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное.

«Конец — делу венец»
Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. Помните: делу — время, потехе — час. До тех пор пока вы работу не закончите, никаких увеселений, гостей, вкусных блюд, приятных занятий. Если трудно, то можно выполнять это упражнение всего один раз в неделю. Но обязательно одно дело доводим до конца.

«Планирование»
На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты. Если не возникло желания вычеркнуть, то оставьте без изменений.

А теперь основное — все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять намеченное. Лучше меньше намечать, но все выполнять. Рекомендуем составить такой же план на предстоящую неделю, месяц, год. И так же поработать с ним.

Технология делегирования
Технология делегирования (передачи, перепоручения отдельной задачи или деятельности другому лицу) позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет возможность другим сотрудникам раскрыть свои способности. Успешное делегирование предполагает: готовность делегирования (желание); способность к принятию делегирования (возможности). Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. Прежде чем говорить о технологиях, рассмотрим, что можно делегировать.
Таблица 1. Предмет делегирования

Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем

«Не говорите, что у вас не достаточно времени. У вас его ровно столько же, сколько было у Хелен Келлер, у Пастера, Микеланджело, Матери Терезы, Леонардо да Винчи, Томаса Джефферсона и Альберта Эйнштейна», – Джексон Браун-младший.

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.

Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.

Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.

В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

21 совет по управлению временем

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам.

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет».

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

Но здесь легко можно увлечься и не рассчитать свои возможности. Ваша цель состоит в том, чтобы взвалить на себя лишь те обязательства, на которые вы точно знаете, что у вас есть время, и вы с ними справитесь.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов.

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче.

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше.

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали.

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи.

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры.

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи.

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню», попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа».

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами.

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел.

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание.

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше.

«Делайте меньше» это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте.

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс.

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время.

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.
Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь.

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий.

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе.

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины.

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

21. Исключайте несущественное.

Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.

Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

И последний совет (очень важный)

Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:
Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

Мы настолько погружены в занятость, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы подходим к работе с умом, часто мы слишком сосредоточены на достижении цели.

Это никогда не должно быть на первом месте. Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы получить больше удовольствия от процесса?

Цель состоит в таком упорядочивании своих обязательств, чтобы ваша повседневная жизнь протекала в удовольствии, даже когда вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это реальнее чем когда-либо. Будьте любознательны и открыты для новых возможностей. Познавайте себя.

С вами начнут происходить замечательные вещи. Мы желаем вам удачи и реализации этих советов!

25 работающих техник тайм-менеджмента

Было бы здорово всегда держать под рукой универсальный сборник-помощник по организации времени. Мы подготовили универсальный список из 25 техник тайм-менеджмента, разделенных на категории по определению приоритета, планированию и организации процесса работы и отдыха.

Расстановка приоритетов

1. Анализ ABC

Эта техника основана на выражении в процентах наиболее важных и наименее важных дел. Все задачи распределяются на три класса в зависимости от их важности:

Читайте также:  УСН и ЕНВД - в чем их разница, что выбрать УСН или ЕНВД?

А. Наиболее важные дела, которые составляют 15% от общего количества дел и их вклад к достижению целей составляет 65%.

В. Важные задачи – 20% общего их количества, значимость для достижения цели равна 20%.

С. Менее важные задачи равны 65% общего их количества, а их значимость – 15%.

Для использования ABC-анализа необходимо сделать следующие:

  • составить список всех будущих задач;
  • разделить их по важности и установить очерёдность;
  • оценить задачи соответственно по категориям A, B и C;

2. Матрица Эйзенхауэра.

Задачи разделяются на группы по срочности и важности:

А – Срочное и важное дело

В – Не срочное, но важнее дело

С – Срочное, но не важное дело

D – Не срочное и не важное дело

В зависимости от группы, в которую попала задача, зависит очередность ее выполнения или делегирование.

3. Метод Парето

Метод Парето представляет собой распределение задач по принципу 80/20: 80% задач может быть решено за 20% затрачиваемого времени; на оставшиеся 20% задач тратится 80% затрачиваемого времени.

Читайте также:

Планирование

4. Список всех дел

Запись абсолютно всех дел поможет при планировании объема работы на день, неделю, месяц. А также вы наглядно сможете увидеть свою загруженность и соотношение важных и не очень важных задач. Более того, если под рукой всегда будет такой список, вопрос “Чем заняться?” будет решаться незамедлительно.

5. Учет биологических ритмов

При планировании дел следует учитывать не только “жаворонок” вы или “сова”, но также и пик продуктивности. Его можно определить понаблюдав за своей работоспособностью в течение дня. Также было бы не плохо определить подходящее время для обеда. отдыха и саморазвития.

6. Ведите ежедневники

Организуйте ранее записанные дела в систему: запись в ежедневнике, таблица excel, приложение в телефоне и т.д. Главное, чтобы вы имели представление об объеме работы на день и не забыли даже о самом мелком поручении.

7. Правильные инструменты

Всевозможные приложения — наше оружие в борьбе с прокрастинацией и ловушками времени, поэтому лучше арсенал обновить. Самые удобные и проверенные программы и приложения для составления списков и командной работы читайте здесь.

8. Техника «Хронометраж»

Техника «Хронометраж» представляет собой фиксацию времени для любых задач, даже для таких примитивных, как утренняя зарядка или обед. Вы записываете каждое дело, на которое вы тратите время, тем самым в течение недели вы сможете решить следующие задачи:

  • определить, на что тратится ваше время;
  • выявить хронофагов, то есть «пожирателей времени»;
  • выработать «чувство эффективности» и «чувство времени».

9. Формула 10-3-2-1-0

Для использования этой техники необходимо запомнить формулу, описывающую здоровый график работы и личного времени, и придерживаться ее, составляя ежедневный план.

10 часов до сна: нет кофеину.

3 часа до сна: нет еде и алкоголю.

2 часа до сна: нет работе.

1 час до сна: нет электронным гаджетам.

0 раз: столько раз можно нажимать кнопку «Отложить» на будильнике.

10. Диаграмма Ганта

Диаграмма Ганта – это надежная техника визуального отображения задач и времени. На одной шкале графика указываются задачи, а на другой — время на их выполнение. Идеально подходит для любителей графиков, которые можно составлять в MS Project, Excel.

Организация работы и отдыха

11. Техника помидора

Принцип выполнения: заводим таймер на 25 минут, сосредоточенно работаем, не отвлекаясь пока не прозвенит таймер, после чего делаем перерыв на 5 минут. После 4-х повторений делаем долгий перерыв — 20-25 минут. Таким образом, вы постоянно чередуете работу и отдых, меняете деятельность и избегаете переутомления.

Читайте также:

12. Съесть лягушку

Лягушка – это самое неприятное дело. Лучше всего заняться им в первую очередь. После его выполнения уже и само дело покажется не таким страшным и противным, а другие задания и вовсе покажутся легкими.

13. Метод салями

Как незаметно съесть палку колбасы? Отрезая по маленькому кусочку. Точно также нужно сделать и со всеми сложными, много составными задачами: разделить их на маленькие части и выполнять по одной каждый день.

14. Делегирование

Если вы руководитель, делегируйте те дела, которые отнимают большое количество времени и не отличаются важностью, а сами сосредоточьтесь на более стратегически важных задачах.

15. Соблюдайте этапность дел

Стремитесь выполнять дела последовательно, сначала заканчивайте одно, и только затем начинайте другое. Мы уже рассказывали, что при переключении с одного дела на другое требует около 10-15 минут, чтобы полностью сосредоточиться на процессе. Постоянно перескакивая с задачи на задачу, вы теряете время, хотя создается иллюзия напряженной работы.

16. Хотя бы 10 минут

Эта техника относит не к рабочим делам, а скорее к личностному росту и саморазвитию. Например, если вы давно хотели выучить или вспомнить иностранный язык,попробуйте уделить ему хотя бы 10 минут в день. Тоже самое со спортом, книгами и т.д.

17. «Найденное время»

Суть техники: заранее выделить перечень 15-20 небольших заданий, на которые у вас не хватает времени, и быть готовым сделать их, когда у вас появится любое подходящее «окно». Постоянно дополняйте список.

18. Работа – это лучший способ, начать что-то делать

Бывают такие дни, когда производительность на нуле и работа в тяжесть. В таком случае для разгона лучше начать работу с мелких задач: почта, звонки, задачи, на выполнение которых понадобится не более 20 минут.

19. Назначайте важные встречи утром

20. Разделите рабочее время на блоки

Разделите рабочие процессы на блоки: звонки и почта, встречи, работа над проектом и т.д. Это поможет выделить время для сосредоточенной работы в течение дня.

21. Установите дедлайны для всего

Даже самая мелкая задача должна иметь срок выполнения, иначе поток дел “на потом” будет тянуться вечно.

Читайте также:

22. Погружение в работу

Выделите день или два на решение приоритетных задач, исключив такие отвлекающие факторы как звонки и встречи.

23. Говорите “нет”

«Нет» – это мощное слово. Когда вы говорите «нет» новому обязательству, вы демонстрируете уважение к уже взятым и получаете возможность успешно их соблюсти. Помните о том, что давая согласие, вы должны чему-то отказать или что-то отменить.

24. Боритесь с «тиранией срочного»

«Тирания срочного» – это мелкие неважные задачи, которые нужно выполнить прямо сейчас. Это создает большую проблему, потому что срочные действие обычно имеют очень маленький эффект. Поддавшись «тирании срочного», от нее уже сложно будет избавиться, а соответственно выделить время на что-то более важное.

25. Готовьтесь к завтрашнему дню перед выходом из офиса

Отличный способ завершить рабочий день – подготовиться к следующему. Подведите итоги дня, составьте план на следующий день, приведите рабочий стол в порядок.

Тайм-менеджмент для руководителей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Тайм-менеджмент: простые способы управления временем

Ритм, в котором живет большинство из нас, вряд ли можно назвать спокойным и размеренным. Нехватка времени, аврал и жесткий цейтнот являются испытаниями, справиться с которыми под силу далеко не каждому. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Эмоциональное напряжение блокирует производительность, приводит к быстрой утомляемости и апатии. Поэтому, чтобы не стать жертвой стресса или, еще хуже, синдрома хронической усталости, займемся управлением временем или тайм-менеджментом.

Все успешные люди делают это

Все успешные люди очень продуктивны. Они много работают и много успевают, а это не одно и то же. Под продуктивностью, в первую очередь, подразумевается результат, а не процесс. Если Вы намерены повысить свою производительность, твердо решите сделать это. Люди тратят время впустую, потому что они так и не решили повысить свою производительность.

И если Вы решились, то не отступайте и повторяйте то, что делают все успешные люди, пока это не станет Вашей второй натурой. Основной секрет личной эффективности заключается в правильном распределении времени. Тайм-менеджмент помогает избежать незавидной участи заложника собственного бизнеса или карьеры.

Планирование высвобождает время

Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Правило 6 «П» гласит: правильное предварительное планирование предотвращает плохие показатели.

Планировать и думать нужно всегда на бумаге. Если цели нет на бумаге, то она не существует. Перечень задач — это своего рода карта, которая не даст Вам сбиться с пути к намеченной цели. Питер Ф. Друкер в книге «Эффективный управляющий» приводит хорошую аналогию, стимулирующую к фиксированию задач на бумаге:

«Люди, содержащиеся в темном помещении, быстро теряют чувство времени. Но даже в полной темноте большинство людей сохраняют чувство пространства. Находясь в освещенном, но замкнутом помещении, вы уже через несколько часов перестанете ощущать движение времени. И если вы захотите подсчитать, как долго вы находитесь в таком помещении, вы сильно ошибетесь в своих подсчетах. Поэтому, если мы полагаемся на нашу память, мы не замечаем, на что расходуется наше время…»

Работа со списком запланированных дел в первый же день увеличивает производительность на 25%. C вечера готовьте список задач, которые нужно сделать завтра. Придя на работу, Вы всегда будете знать, с чего начать свой день.

Продолжайте работать с составленным списком в течение дня: при появлении нового дела вносите его в список с учетом приоритетности по отношению к ранее запланированным задачам. Выполнив очередную задачу из списка, обязательно вычеркивайте ее. Это даст Вам ощущение удовлетворенности своей работой, прибавит энтузиазма и зарядит энергией.

Планируйте от большего к меньшему, от долгосрочного к краткосрочному, от целей жизни до плана на день. Каждой задаче ставьте фиксированные сроки.

Сложную задачу всегда делите на мелкие подзадачи. Здесь хорошо помогает дерево решений, где ключевая задача — дерево, а подзадачи для ее выполнения — ветви. Продолжайте «разветвление» до тех пор, пока процесс выполнения всей задачи не станет простым и прозрачным.

Перед тем, как начать что-либо делать, вспомните о правиле 10/90: 10% времени, затраченного на планирование до начала выполнения задачи, сэкономит 90% времени при ее решении.

Самое главное — определить главное

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы вовремя определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет эффективно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности.

После определения важного дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки приоритетов хорошо подходит метод АБВГД. Это очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы каждой задаче в списке дел присвоить приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности и целенаправленности. Начните с решения первоочередных задач и делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит о том, что на все времени никогда не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить на 4 группы:

  1. Срочные и важные;
  2. Важные, но не срочные;
  3. Срочные, но не важные;
  4. Не срочные и не важные.

Такая классификация носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

  1. Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
  2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
  3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
  4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.

Слово «нет» экономит неожиданно много времени

Самое главное слово для организации собственного времени — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Читайте также:  Как стать успешным

Следите за тем, на что Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

Составьте рейтинг таких никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.

3 вопроса для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

  1. Какие дела самые важные и ценные?
  2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
  3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы позволят удвоить Вашу производительность.

На что способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных людей на столе царит дикий хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед Вами задачи, Вы всегда увидите, что Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы быть эффективным, просто тайм-менеджмента мало. Важно следить за своим здоровьем и поддерживать себя в хорошей физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

6 секретов тайм-менеджмента от Дэна Ариэли

Быть продуктивным довольно сложно. Иногда ловишь себя на мысли, что ты как белка в колесе день за днем делаешь что-то бессмысленное и бесконечное. Иногда кажется, что это чей-то злой заговор. И это все отчасти правда. Но и из данной ситуации можно найти выход, считает профессор психологии и поведенческой экономики Дэн Ариэли (Dan Ariely). Его имя знают во многих странах благодаря бестселлерам «Предсказуемая иррациональность», «Вся правда о неправде. Почему и как мы обманываем», «Позитивная иррациональность» и другим.

Совсем недавно Дэн обратил внимание на иррациональность того, как мы используем наше время, и помог создать смарт-календарь для приложения Timeful. Это приложение помогает пользователям понять, какие методы повышения производительности на самом деле работают, а какие — нет.

В этой статье разберем 6 советов Дэна по тайм-менеджменту, которые помогут вам стать максимально продуктивным специалистом и делать больше.

1. Мир работает против вас

Это вовсе не теория заговора, совсем не обязательно читать длинные научные трактаты, чтобы прийти к этой мысли. Просто оглянитесь вокруг и судите сами: билборды и реклама на ТВ призывают нас к бесконечному шоппингу, ссылки в интернете заставляют кликать и переходить на новые сайты, уведомления на экране смартфона манят проверить приложения или социальные сети. По умолчанию мы все находимся в ловушке из призывов и напоминаний, в которой запутываемся все больше.

Вот что говорит Дэн об этой проблеме: «Весь мир действует НЕ в наших долгосрочных интересах. Представьте, вы идете по улице и каждый магазин пытается заполучить ваши деньги прямо сейчас. В кармане у вас телефон, и каждое приложение требует вашего внимания немедленно». Почти каждый элемент окружающей нас среды пытается «перетянуть одеяло» на себя. Так устроен XXI век, и этот факт ставит нашу продуктивность под большой вопрос.

Если вы обращаете внимание на каждое напоминание, то будете постоянно отвлекаться и в конце концов разоритесь, располнеете и вообще не сможете заниматься делами. Неутешительный прогноз, не правда ли? В каком-то смысле это на самом деле заговор — заговор воров нашего времени, убийц внимания и производительности. Вспомните, как карманники воруют вещи? Они просто отвлекают «жертву» и незаметно делают свое дело.

Вот что по этому поводу пишет Дэн: «У меня есть друг, который крадет вещи у людей, пришедших на его шоу. Он признался мне, что отвлечь человека — это очень простая задача. Достаточно похлопать его по плечу, и он сразу потеряет концентрацию. В этот момент вы можете без труда «стащить» часы. Даже самый простой вопрос может заставить человека потерять способность сосредоточиться».

2. Управляйте средой или она будет управлять вами

Мы не можем контролировать все, что нас окружает, но внести свои коррективы в среду все же стоит. Если вы начнете бороться с отвлекающими факторами и станете вплотную работать над планом действий, то сможете убедиться, что ваша среда уже вполне созрела для повышения производительности.

Дэн отмечает, что один из самых важных уроков, который можно вынести из исследований общественных наук за 40 лет, касается нашей среды. В зависимости от того, как расположены одни и те же блюда на шведском столе, мы будем обращать большее внимание на десерты или горячее. Мы думаем, что принимаем подобные решения самостоятельно, но среда влияет на нас в большей степени, чем мы это признаем.

Научные исследования доказывают, что у наиболее продуктивных программистов есть один общий признак. Это не опыт, не зарплата и даже не время, затраченное на проект. Общий признак — это их работодатели, которые смогли создать обстановку без отвлекающих факторов. Лучшие исполнители в подавляющем большинстве работают в компаниях, которые дают им возможность уединения, личного пространства и контроля за окружающей средой.

Кроме того, исследования показывают, что когда мы отвлекаемся, то теряем концентрацию, глупеем и долгое время не можем включиться в работу. Помните: окружающая обстановка должна способствовать вашей продуктивности, а не мешать ей. В нью-йоркском офисе Google было решено заменить открытые контейнеры с конфетами M&M’s на емкости с крышками. Что же произошло? Сотрудники стали есть на 3 000 000 драже меньше в месяц! И хотя крышки легко открывались, только одним своим присутствием они позволили значительно сократить потребление конфет.

Итак, управлять средой не только можно, но и нужно. Как же это сделать? Займитесь своим календарем.

3. Записывайте

Каким бы он ни был совершенным, наш мозг иногда дает сбои, но мы, тем не менее, регулярно полагаемся на него, пытаясь запомнить все важные (и не очень) задачи. И это большая ошибка. Вот что показало исследование с приложением Timeful:

  • Большинство людей не записывают то, что им нужно сделать.
  • Когда вы записываете, ваши планы становятся более правдоподобными и более вероятно, что вы будете их придерживаться.

Введите правило: записывать все, что важно. Напоминания, стикеры, календари тоже относятся к эффективным инструментам.

Профессор Стэнфордского университета, социальный психолог и маркетолог Дженнифер Аакер (Jennifer Aaker) на основании ряда исследований отмечает, что обычный календарь может сделать нас счастливее: Просто ставьте в ваш todo лист те действия, которые достижение которых приносит вам ощущение счастья как можно чаще. Звучит слишком просто? Но мы часто (и зря) пренебрегаем этой простотой.

Дженнифер подчеркивает, что нередко можно наблюдать большую разницу между тем, как люди хотят провести свое время и как они его проводят на самом деле. Как только вы определяете конкретные дела и людей, с которыми хотите проводить больше времени, вы можете критически оценивать каждую запись в календаре. Если дело уже в вашем todo листе, более вероятно, что вы все же приступите к его выполнению — сама запись будет стимулом.

Итак, вы уже записали все, что должно быть сделано. Теперь быстро бежим по списку? Вовсе нет, лучше на минутку остановиться.

4. Пик продуктивности — ваш ключ к успеху

Вы думаете, что каждый следующий час вашей работы равняется предыдущему и состоит из 60 минут? Вовсе нет. Исследования Timeful показывают, что нужно распределять работу с учетом наиболее продуктивных часов. Пик вашей производительности наступает через несколько часов после пробуждения и длится всего 2-2,5 часа. К примеру, если вы встаете в 7 утра, то лучшее время для работы наступает примерно в 8 и будет длиться до 10.30.

Наиболее продуктивное время в течение рабочего дня.

Именно в это пиковое время нужно работать над решением самых сложных задач, уделять время крупным проектам и самым важным целям. Но что происходит в реальном мире? Большинство людей в часы своей максимальной продуктивности проверяют электронную почту или «висят» в социальных сетях. Запомните: если вы хотите работать не много, но результативно, защищайте ваши наиболее продуктивные часы от посягательств любых хронофагов.

Исследования показывают, что такие показатели как внимательность и память, а также способность ясно мыслить и быстро учиться в течение дня не являются постоянными для одного человека и могут варьироваться в пределах от 15 до 30%.

Эксперт по силе воли, профессор психологии Университета штата Флорида Рой Баумайстер (Roy Baumeister) пишет, что утром люди обычно наиболее дисциплинированы. Многие гении предпочитали работать ранним утром, на «свежую голову». И это не случайно: все проблемы с самоконтролем обостряются ближе к вечеру, когда мы не можем взяться за работу и качественно ее выполнить. Диеты разбиваются вдребезги о вечерние «перекусы» (мало кого преследует соблазн съесть что-то запрещенное на завтрак, а вот вечером такое желание только распаляется). Кроме того, большинство импульсивных преступлений совершается после полуночи.

Но как же защитить пик активности от хронофагов?

5. Четыре всадника Апокалипсиса производительности

По итогам исследования Дэн определил 4 самых мощных пожирателя времени.

1. Рабочие встречи и совещания

Встречи крадут ваше время. Как их контролировать? Не сбивайтесь с рабочего графика, составьте план и придерживайтесь его. Если кто-то предлагает вам посетить очередное собрание, подумайте, будет ли оно полезным лично для вас? Если нет — отказывайте. Работа важнее.

2. Электронная почта

Большинство людей проводят слишком много времени, проверяя почту и не делая при этом ничего стоящего.

Перестаньте отвлекаться на каждое новое дело! Сначала доделайте то, что вы уже начали. Многозадачность — ваш враг, в какой бы сфере вы ни работали.

4. Структурированная прокрастинация

Этот невидимый враг создает ощущение прогресса, убеждая вас, что вы выполнили много маленьких дел. На самом деле вы не добрались до самых важных и фундаментальных задач, которые ведут к успеху.

Дэн отмечает, что составление бесконечных todo списков может быть примером этого явления, потому что небольшие задачи легко выполнить, они поддаются измерению и заставляют нас думать, что мы идем к успеху семимильными шагами или уже достигли цели. Но реальные достижения требуют времени. Большие начинания далеко не сразу приносят свои плоды и не дают сиюминутного удовлетворения. Но стоит помнить, что именно крупные проекты и сложные задачи позволяют достичь реального прогресса.

Избегайте этих четырех «всадников», и вы сможете совершить настоящий прорыв в личной производительности.

Итак, вы применяете все вышесказанное и уже делаете успехи. Но вот пик активности прошел, вы устали или стало скучно. Что делать?

6. Нет, вам не нужен email-брейк!

Вы убеждаете себя, что проверка почты сможет отвлечь вас от усталости и после нее вы сможете вновь приняться за работу. Не обманывайте себя! Переключение на другую задачу требует времени (как и возвращение к прерванной работе). Эти когнитивные издержки снизят вашу эффективность.

Вот что говорит Дэн:

«Люди думают, что проверка почты сможет взбодрить их. Но это не так. Если вам нужен перерыв, лучше закройте глаза, помедитируйте, начните глубоко дышать или просто подумайте о каких-то вещах, которые важны для вас. Закройте свою почту и сосредоточьтесь на том, что и зачем вы сейчас делаете».

Исследование, проведенное в лондонском университете, показало, что постоянная переписка по электронной почте и обмен текстовыми сообщениями снижают умственные способности в среднем на десять баллов в тесте IQ (пять очков — у женщин, и пятнадцать — у мужчин). Этот эффект аналогичен нехватке ночного сна. Кроме того, такое снижение умственных способностей в три раза больше, чем от курения марихуаны.

Вы можете возразить: «Но я же должен проверить почту!». Конечно, вы должны и будете это делать. Только не так часто.

Как говорит ученый, автор бестселлеров о личностной мотивации Кэл Ньюпорт (Cal Newport), мелкие задачи защищают от увольнения, серьезные — гарантируют повышение. Так вот, электронная почта — это мелкая задача. Люди полетели в космос и без электронной почты, и ваш ящик может подождать, пока вы выполняете действительно важные задачи.

Заключение

Подведем итог. Главные советы Дэна Ариэли по улучшению продуктивности:

1. Окружающий мир не способствует достижению поставленных целей. Пассивная позиция не приводит к успеху.

2. Управляйте средой или она будет управлять вами. Оптимизируйте рабочее место под свои задачи.

3. Записывайте в ежедневник все, чего хотите достичь. Более вероятно, что вы все же выполните то, что уже в вашем расписании.

4. У вас есть около 2 часов максимальной производительности, как правило, ранним утром. Используйте это время с умом.

5. Совещания, электронная почта, многозадачность и структурированная прокрастинация — это хронофаги, а значит, главные враги продуктивности.

6. Не стоит тратить свой перерыв на проверку почты. Переключение с одного дела на другое снижает вашу эффективность.

Не стоит впадать в крайность и корить себя за каждую потраченную впустую секунду. Никто не идеален. Воспринимайте вашу продуктивность как стимул для саморазвития и изменения своих привычек в лучшую сторону.

Ссылка на основную публикацию